Kto jest odpowiedzialny za wystawienie pustej faktury – firma, czy biuro rachunkowe?
Wystawienie faktur to chleb powszedni dla każdego przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Ale co się stanie, gdy na horyzoncie pojawi się „pusta faktura”? Jest to sytuacja, która może wprawić w zakłopotanie niejednego księgowego. W końcu pytanie brzmi: kto za to odpowiada? Czy biuro rachunkowe ponosi winę za ten błąd, czy może to klient powinien był lepiej nad tym czuwać? W tym artykule rozjaśnimy, co tak naprawdę oznacza wystawienie pustej faktury i jakie mogą być tego konsekwencje.
Czym w ogóle jest pusta faktura?
Pusta faktura, według artykułu 108 ustawy o VAT, to dokument, który został wystawiony bez rzeczywistego wykonania usługi lub dostawy towaru. Wyobraź sobie, że wystawiasz fakturę za usługę, której tak naprawdę nie zrealizowałeś – to właśnie jest pusta faktura!
Tego typu dokumenty są zazwyczaj wystawiane przypadkowo, na przykład przez zapominalskich księgowych, którzy po prostu pomylili się w trakcie wypełniania. Ale to nie koniec problemów – pusta faktura może również wywołać zamieszanie w kwestiach podatkowych. W końcu, jak można rozliczyć transakcję, której nie ma?
Jakie są konsekwencje wystawienia takiej faktury?
Wystawienie pustej faktury niesie ze sobą poważne konsekwencje, które warto mieć na uwadze. Zgodnie z artykułem 108 ustawy o VAT, każdy, kto wystawia taką fakturę, automatycznie zobowiązany jest do zapłaty wykazanego na niej podatku. To oznacza, że nawet jeśli nie wykonano żadnej rzeczywistej usługi czy dostawy towaru, wystawca wciąż musi uiścić należny VAT.
Jednak to nie wszystko. Podatnik, który zdecyduje się na wystawienie pustej faktury, będzie musiał również zmierzyć się z ograniczeniami po stronie odbiorcy. Odbiorca takiej faktury nie ma prawa do odliczenia podatku, co oczywiście prowadzić do dodatkowych strat finansowych.
Sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy pustą fakturę wystawia biuro rachunkowe. W takim przypadku należy dokładnie przeanalizować, gdzie leży ciężar odpowiedzialności, co może wiązać się z dalszymi sankcjami i dodatkowymi komplikacjami podatkowymi.
Kto więc jest odpowiedzialny za wystawienie pustej faktury – podatnik, czy biuro rachunkowe?
Odpowiedzialność za wystawienie pustej faktury w głównej mierze spoczywa na osobie, która ten dokument wystawiła. Jeżeli jednak faktura została wystawiona nieuprawnienie i bez wiedzy podatnika, to odpowiedzialność powinna ponieść osoba, która bezprawnie ją wystawiła. Oto dwa przykłady.
Fakturę wystawia pracownik biura rachunkowego bez pełnomocnictwa
Jeśli pracownik biura rachunkowego wystawi fakturę na dane podatnika bez posiadania odpowiedniego pełnomocnictwa, to właśnie ten pracownik będzie ponosił odpowiedzialność podatkową, a nie Twoja firma. Oznacza to, że jako przedsiębiorca jesteś chroniony przed konsekwencjami, które wynikają z działań osoby działającej bez Twojej zgody.
W takich sytuacjach przydaje się właśnie obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego. Dla przedsiębiorcy, który powierzył swoje finanse biuru, taka polisa pokryje ewentualne straty związane z zapłatą podatku wynikającą z błędu biura.
Z kolei biuro rachunkowe również zyskuje, mając ubezpieczenie OC. Jeśli pracownik popełni błąd, polisa pokryje koszty odpowiedzialności cywilnej, co pozwala skupić się na rzetelnym prowadzeniu dokumentacji bez ciągłego stresu o nieprzewidziane problemy.
Jeśli biuro rachunkowe uzyskało zgodę
W sytuacji, gdy Twoja firmą udzielił biuru rachunkowemu pełnomocnictwa do wystawiania faktur, odpowiedzialność za ich treść spada na Ciebie. Oznacza to, że jeśli pełnomocnik wystawi pustą fakturę, to właśnie firma będzie odpowiedzialna za zapłatę wykazanego na niej podatku.